Vinduet ovenfor er det første du møder, når du starter EasyFak for første gang. Øverst er fem felter der alle  skal udfyldes og de fire første skal udfyldes korrekt, da de ikke senere kan ændres efter du har trykket på Gem.
Firmanavn: giver sig selv og når du udfylder det felt, så vil teksten automatisk blive kopieret til feltet Firma foldernavn, dette kan ændres, men det skal gøres inden du klikker på Gem, for når først du har klikket på Gem, så kan de fire første felter længere ikke ændres.
Firma foldernavn er til navnet på den folder, dine egne fakturaer kommer til at ligge i, den med grøn ikon på billedet her til højre. CVR nr. giver også sig selv. Så er der Rod-folder for modtagne fakturaer, et felt der udfyldes ved at du klikker på knappen til højre for feltet og finder frem til den folder, du vil bruge som rod-folder for hele den struktur af foldere der vil blive oprettet efterhånden som du modtager fakturaer.
Firma email(s) er til den eller de email adresser, du vil bruge som afsender, når du sender dine fakturaer til dine kunder og enten putter dig selv på som bcc eller decideret sender den samme faktura til din egen faktura mail adresse.

Der er mulighed for at sætte mail op både som IMAP (Internet Message Access Protocol) eller som den gamle POP3 (Post Office Protocol 3) med et tvist. Jeg vil ikke her forklare hvad forskellen er men blot sige, at det på det kraftigste anbefales, at bruge IMAP frem for POP3. Er du nu alligevel nød til at vælge POP3, så er tvistet at EasyFak IKKE sletter de mails den downloader, de bliver altså på serveren.

Opsætning af IMAP:
Kontonavn er det navn du giver mailkontoen, så du selv kan huske hvilken konto det drejer sig om.
Server (indgående mailserver) har du fået oplyst af din mailudbyder, det samme gælder for Brugernavn og Password giver sig selv.
Brug TLS og Port skal du med stor sandsynlighed bare lade være som de er og hvis du får fejlmeddelelser der omtaler TLS eller SLL skal du høre din udbyder hvilke indstillinger der vil virke hos dem.
Startdato bestemmer hvor langt tilbage i tiden EasyFak skal gå når den downloader mails første gang. Du kan sætte datoen ved at klikke på datofeltet og der vælge den dato du ønsker, men det nemmeste er at vælge en af knapperne til højre. Det lille plus der er på alle knapperne betyder at du får det antal år der står på knappen plus alle de dage der er fra den 1/1 til dags dato, så hvis dags dato er 1/12 så får du altså downloadet mails fra næsten to år.
Når du har indtastet de nødvendige oplysninger skal du klikke på Tjek opsætning hvorved EasyFak tester om oplysningerne er brugbare, er de det så vil EasyFak downloade navnene på de mailfoldere der er på din mailserver og afslutte med denne besked i det nederste status felt:
Alt OK!
Vælg en mailbox ovenfor.
Hvorefter du skal vælge den mailboks hvori du har gemt dine fakturaer, hvis den mail du bruger er en mail der er dedikeret til at modtage fakturaer så vil mailboksen højst sandsynligt hedde Inbox som på billedet til højre. Når du har valgt mailfolder, så tjekker EasyFak igen og hvis alt er i orden så slutter det af med at skrive Alt OK! som det ses på billedet.

Opsætning af POP3:
Kontonavn er det navn du giver mailkontoen, så du selv kan huske hvilken konto det drejer sig om.
Server (indgående mailserver) har du fået oplyst af din mailudbyder, det samme gælder for Brugernavn og Password giver sig selv.
Brug TLS og Port skal du med stor sandsynlighed bare lade være som de er og hvis du får fejlmeddelelser der omtaler TLS eller SLL skal du høre din udbyder hvilke indstillinger der vil virke hos dem.
Startdato bestemmer hvor langt tilbage i tiden EasyFak skal gå når den downloader mails første gang. Du kan sætte datoen ved at klikke på datofeltet og der vælge den dato du ønsker, men det nemmeste er at vælge en af knapperne til højre. Det lille plus der er på alle knapperne betyder at du får det antal år der står på knappen plus alle de dage der er fra den 1/1 til dags dato, så hvis dags dato er 1/12 så får du altså downloadet mails fra næsten to år.
Når du har indtastet de nødvendige oplysninger skal du klikke på Tjek opsætning hvorved EasyFak tester om oplysningerne er brugbare, er de det så vil EasyFak slutte af med at skrive Alt OK! som det ses på billedet.

Normalt når et bilag downloades, så bruges domænenavnet i afsenderens mailadresse som destination på hvor mailen skal gemmes, som hvis du f.eks. får en faktura hvor afsenderen er horsens@bilka.dk, så vil det bilag automatisk blive gemt i en folder med navnet Bilka.
Nogle gange så kan den fremgangsmåde ikke bruge, som f.eks. hvis firmaet ikke her deres eget domæne, men i stedet bruger gmail, hotmail eller noget tilsvarende. I de tilfælde vil det ofte være det foran @'et der fortæller hvad firmaet hedder, hvis det er tilfældet så føjer du bare domænenavnet til listen med Brug det før @'et som det ses på første billede.
Andre gange så er mailen sendt fra et faktura program, en bogholder eller en revisor, i de tilfælde er det ofte svar til / reply to der fortæller navnet på firmaet og så tilføjer du bare hele mailadressen til listen med Brug reply to ved disse emails, som vist på billede to.
Brug emnefeltet ved disse emails er lidt mere avanceret og kræver at du har flere mailadresser tilknyttet firmaet, for de email adresser du føjer til denne liste må ikke blandt de mails du har registreret under Firma email(s), ja der sker ikke noget ved at en email er registreret begge steder, den har blot kun virkning som firma email. I denne liste kan du oprette dine ansattes mailadresser således at de når de er på farten kan sende bilag hjem til kontoret. De tager blot et billede af bilaget, konverterer det til PDF og sender det til firmaets faktura mail.

Denne liste indeholder alle de gange du har givet en folder nyt navn ved at højreklikke i leverandørlisten og vælge Giv folderen andet navn. Der er altså ikke umiddelbart nogen grund til at bruge denne liste medmindre du har behov for at rette i et alias.

Dette er en liste med navne på forskellige udgiftskatagorier, aftal disse navne med din bogholder eller revisor således at de passer med deres.
Navnene i denne liste er de navne der er i Gruppelisten i hovedprogrammet.